Was bedeutet revisionssichere E-Mail-Archivierung?
„Revisionssicher“ steht in keinem Gesetz. Gemeint ist ein Archiv, in dem aufbewahrungspflichtige E-Mails vollständig, unverändert, geordnet und während der ganzen Aufbewahrungsfrist wiederauffindbar liegen, so wie es § 147 AO, § 257 HGB und die GoBD verlangen. Ob ein Archiv diesen Anspruch erfüllt, entscheidet nicht die Software allein, sondern das ganze Verfahren im Betrieb.
Was ein revisionssicheres E-Mail-Archiv leisten muss
Vollständig: Jede aufbewahrungspflichtige Nachricht wird gesichert, samt Anhängen, und zwar automatisch. Wer von Hand exportiert, vergisst irgendwann etwas.
Unverändert: Eine archivierte E-Mail darf sich nicht unbemerkt ändern lassen. Fällt eine Änderung nicht auf, ist der Beweiswert dahin.
Auffindbar: Eine bestimmte Nachricht muss sich in angemessener Zeit finden lassen, bei einer Betriebsprüfung auch durch den Prüfer.
Lesbar über die ganze Frist: Sechs oder acht Jahre sind lang. Das Archiv muss auch dann noch lesbar sein, wenn Sie inzwischen ein anderes Mailprogramm oder einen anderen Anbieter nutzen.
Nachvollziehbar: Es ist festgehalten, was wann wie gesichert wurde. Dazu gehört eine Verfahrensdokumentation, die das Vorgehen im Betrieb beschreibt.
Was MailTresor dazu beiträgt
Der Agent sichert alle Ordner Ihrer Postfächer automatisch, auch Gesendet und Archiv, und danach täglich nur die neuen Nachrichten. Jede E-Mail wird einzeln mit AES-256-GCM verschlüsselt; dieses Verfahren erkennt beim Entschlüsseln, ob eine Datei nachträglich verändert wurde. Jeder Sicherungslauf wird mit Zeitstempel und Ergebnis protokolliert, und schlägt einer fehl, bekommen Sie sofort eine E-Mail.
Wiederfinden: Ab dem Tarif Pro durchsucht die Volltextsuche Inhalt und Anhänge. Wiederherstellen lassen sich einzelne Nachrichten oder ganze Ordner, als .eml-Datei oder direkt in ein IMAP-Postfach.
Was in Ihrer Hand bleibt
Die verschlüsselten Sicherungen liegen in dem Speicher, den Sie wählen. Wer dort Zugriff hat, kann Dateien auch löschen. Legen Sie fest, wer auf diesen Speicher zugreifen darf, und halten Sie das in Ihrer Verfahrensdokumentation fest. Welche Unterlagen dazu in Ihrem Betrieb nötig sind, klären Sie am besten mit Ihrem Steuerberater.
Stand: 3. Oktober 2026
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Dieser Ratgeber gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung im Einzelfall.