Für Kanzleien und Selbstständige mit Mac

E-Mail-Archivierung: Ihre geschäftlichen E-Mails automatisch und verschlüsselt aufbewahren

Geschäftliche E-Mails müssen Sie sechs bis acht Jahre aufbewahren. MailTresor erledigt das täglich von selbst: Die App auf Ihrem Mac verschlüsselt jede E-Mail, bevor sie den Mac verlässt, und legt sie in einem Speicher Ihrer Wahl ab, etwa in Ihrer Dropbox, Ihrem Google Drive oder auf einer Festplatte im Büro. Lesen können sie nur Sie. Derzeit nur für den Mac (ab macOS 12).

14 Tage kostenlos testen: ohne Zahlungsdaten · endet automatisch · danach ab 1,99 € im Monat

Kurz gesagt: MailTresor sichert und archiviert geschäftliche E-Mails automatisch. Ein kleines Programm auf Ihrem Mac holt die Nachrichten aus Ihren Postfächern, verschlüsselt sie dort mit AES-256-GCM, samt Betreff, Absender und Empfänger, und legt sie in einem Speicher Ihrer Wahl ab: Google Drive, Dropbox, OneDrive, S3, NAS oder eine lokale Festplatte. Den Schlüssel öffnet nur Ihr Master-Passwort (Zero-Knowledge), deshalb können wir Ihre E-Mails nicht lesen. Gedacht ist MailTresor für Selbstständige, kleine und mittlere Unternehmen und Kanzleien ohne eigene IT-Abteilung. Es kostet ab 1,99 € im Monat inklusive Mehrwertsteuer und lässt sich 14 Tage kostenlos testen, ohne Zahlungsdaten; die Testphase endet automatisch.

Auf Ihrem Mac verschlüsselt: mit AES-256, bevor eine E-Mail den Mac verlässt
Zero-Knowledge: Den Schlüssel haben nur Sie, wir können Ihre E-Mails nicht lesen
Server in Deutschland: AVV für Unternehmen und Kanzleien
Entwickelt in Winden von Proinnova – Thomas Schulten, Rheinland-Pfalz

In drei Schritten eingerichtet

Konto anlegen, Master-Passwort wählen, den 24-Wort-Code ausdrucken und das Postfach eintragen, etwa bei Gmail, iCloud, GMX, Web.de, T-Online oder einem anderen Anbieter mit IMAP. Das Postfach-Passwort verschlüsselt schon Ihr Browser.
MailTresor für Mac laden und installieren, dann den Einrichtungscode aus Ihrer Übersicht und einmal Ihr Master-Passwort eingeben. Die App richtet sich damit selbst ein.
Gesichert und durchsuchbar: Die Sicherung läuft täglich automatisch im Hintergrund, verschlüsselt und ohne Ihr Zutun, solange Ihr Mac eingeschaltet ist. Schlägt sie fehl, bekommen Sie sofort eine E-Mail. Suchen und Wiederherstellen im Browser mit Ihrem Master-Passwort.

Für Anwender ohne IT-Kenntnisse gebaut, die Einrichtung ist auf wenige Minuten ausgelegt. Die Sicherungs-App läuft derzeit nur auf dem Mac (macOS).

Alles, was ein E-Mail-Archiv braucht

Automatische Sicherung aller Ordner, danach nur noch die neuen Nachrichten; Zeitplan stündlich, täglich oder wöchentlich
Platzsparend: Vor dem Verschlüsseln wird jede E-Mail komprimiert. Text braucht dadurch deutlich weniger Platz; Anhänge wie PDFs und Fotos sind meist schon komprimiert und werden kaum kleiner
Postfächer mit IMAP-Zugang: Gmail, iCloud Mail, GMX, Web.de, T-Online und jeder andere Anbieter mit IMAP; Microsoft 365 und Outlook.com folgen in Kürze
Verschlüsselung auf Ihrem Mac mit AES-256-GCM: Text, Anhänge, Betreff, Absender, Empfänger und Datum (Zero-Knowledge)
Speicher nach Wahl: Google Drive, Dropbox, OneDrive, S3-kompatibel, NAS oder Festplatte
Suche im Browser nach Betreff, Absender, Empfänger und Datum, nachdem Sie Ihr Archiv mit dem Master-Passwort entsperrt haben; Volltextsuche in Inhalt und Anhängen in der Mac-App
Wiederherstellung einzelner E-Mails im Browser: entschlüsselt bei Ihnen, gespeichert als .eml-Datei für Apple Mail oder Outlook
Nachricht per E-Mail bei Sicherungsfehlern, Zwei-Faktor-Anmeldung (Anmeldung in zwei Schritten) mit Notfallcodes, Master-Passwort ändern ohne Verlust der Sicherungen

Was MailTresor sehen kann – und was nie

Ihre E-Mails werden auf Ihrem Mac verschlüsselt, bevor sie ihn verlassen. Den Schlüssel dazu öffnet nur Ihr Master-Passwort oder Ihr 24-Wort-Code. Wer bei uns einbricht oder eine Herausgabe verlangt, bekommt deshalb nur verschlüsselte Daten.

Sehen nur Sie (für MailTresor und Ihren Cloud-Anbieter nie lesbar):

Text und Anhänge Ihrer E-Mails
Betreff, Absender und Empfänger
Datum und Ordnernamen
Das Passwort Ihres Postfachs
Ihr Master-Passwort und Ihr 24-Wort-Code

Für die Suche liegt bei uns ein Verzeichnis Ihrer E-Mails, ebenfalls verschlüsselt. Öffnen kann es nur Ihr Browser oder Ihre Mac-App, nachdem Sie Ihr Master-Passwort eingegeben haben.

Kennt MailTresor (nur, was der Dienst zum Arbeiten braucht):

Ihre E-Mail-Adresse, Ihren Tarif und Ihre Zahlungen, für Anmeldung, Freischaltung und Rechnung
Name, Server und Benutzername Ihrer Postfächer, damit Ihre Übersicht zeigt, welches Postfach gesichert wird
Je gesicherter E-Mail nur Größe, Zeitpunkt der Sicherung und eine nichtssagende Kennung, kein Betreff, kein Absender, kein Inhalt
Zeitplan und Ergebnis Ihrer Sicherungen, damit Sie bei einem Fehler sofort eine E-Mail bekommen
Den Zugangsschlüssel zu Ihrem Cloud-Speicher, damit Sie E-Mails im Browser wiederherstellen können; dort liegen nur verschlüsselte Dateien

Ihr Cloud-Anbieter sieht nur verschlüsselte Dateien mit nichtssagenden Namen, nicht einmal Ihre Ordnernamen. Gesucht wird in Ihrem Browser oder in der Mac-App, nachdem Sie Ihr Archiv dort mit dem Master-Passwort entsperrt haben. Haben Sie Ihr Master-Passwort vergessen, setzen Sie mit Ihrem 24-Wort-Code ein neues, und Ihre Sicherungen bleiben lesbar. Fehlen Passwort und Code, kommt niemand mehr an Ihre Daten, auch wir nicht.

Preise

Starter: 1,99 € im Monat oder 19,99 € für 1 Jahr, bis zu 3 Postfächer, für Privatnutzer und Freiberufler
Pro: 4,99 € im Monat oder 49,99 € für 1 Jahr, bis zu 10 Postfächer, für Selbstständige und kleine Betriebe
Business: 29,99 € im Monat oder 299,99 € für 1 Jahr, bis zu 250 Postfächer, für Kanzleien und Betriebe mit vielen Postfächern

Alle Funktionen gibt es in jedem Tarif, dazu persönliche Hilfe per E-Mail und Telefon; die Tarife unterscheiden sich nur in der Zahl der Postfächer. Der Jahrestarif ist rund 16 % günstiger als zwölf Monate. Alle Preise inklusive Mehrwertsteuer. Feste Laufzeit ohne automatische Verlängerung. Die Testphase umfasst bis zu 3 Postfächer, braucht keine Zahlungsdaten und endet automatisch nach 14 Tagen.

Für wen MailTresor passt – und für wen nicht

Passt gut, wenn (typisch: Kanzleien und Selbstständige mit Mac):

Sie in einer Kanzlei oder selbstständig am Mac arbeiten, etwa in der Steuerberatung, einer Anwaltskanzlei, im Handwerk oder als Freiberufler
Sie Ihre Geschäftsmails aufbewahren müssen, aber keinen eigenen Server betreiben wollen: MailTresor sichert täglich automatisch im Hintergrund, ohne IT-Abteilung
niemand außer Ihnen die E-Mails lesen soll, auch wir nicht: Inhalt, Betreff und Absender werden schon auf Ihrem Mac verschlüsselt
Sie selbst bestimmen wollen, wo die Sicherungen liegen: in Google Drive, Dropbox, OneDrive, einem S3-Speicher, auf einem NAS oder einer Festplatte im Büro
Ihre Postfächer bei einem Anbieter mit IMAP liegen, zum Beispiel Gmail, iCloud Mail, GMX, Web.de oder T-Online

Passt (noch) nicht, wenn:

Sie mit Windows arbeiten: Das Sicherungsprogramm gibt es derzeit nur für den Mac.
Ihre E-Mails bei Microsoft 365 oder Outlook.com liegen: Microsoft lässt die Anmeldung am Postfach mit dem normalen Passwort nicht mehr zu, das gilt auch für Hotmail. Die Anbindung bauen wir gerade; Microsoft 365 und Outlook.com folgen in Kürze.
Sie E-Mails vieler Mitarbeiter mit Rollen und Zugriffsrechten verwalten müssen: MailTresor sichert viele Postfächer unter einem Konto, kennt aber keine Rollen und keine eigenen Zugänge für Mitarbeiter. Dafür gibt es Archivsoftware für Unternehmen.
Sie ein Zertifikat oder Testat für revisionssichere Archivierung brauchen, etwa weil Ihr Prüfer oder Ihre Branche das verlangt. Beides hat MailTresor nicht.

Aufbewahrungspflicht für geschäftliche E-Mails

E-Mails, die Handels- oder Geschäftsbriefe sind, müssen Unternehmen sechs Jahre aufbewahren, mit Buchungsbelegen wie Rechnungen acht Jahre (§ 147 AO, § 257 HGB). Die GoBD verlangen, dass sie vollständig, unverändert, geordnet und während der ganzen Frist lesbar bleiben. MailTresor übernimmt einen Teil der Technik: Es sichert alle Ordner automatisch, verschlüsselt jede E-Mail einzeln und macht nachträgliche Änderungen erkennbar. Die Verfahrensdokumentation und die Entscheidung, was aufbewahrt werden muss, bleiben bei Ihnen.

Änderungen fallen auf: Wird eine gesicherte Datei nachträglich verändert, fällt das beim Entschlüsseln sofort auf. Löschen kann sie aber jeder, der Zugriff auf Ihren Speicher hat.
Alle Ordner, automatisch: auch Gesendet und Archiv. Was zwischen zwei Sicherungen gelöscht wird, kann die Mac-App nicht erfassen.
Lange Aufbewahrung: Ihre Sicherungen bleiben in Ihrem Speicher, solange Sie sie dort lassen. MailTresor löscht dort nichts von selbst.
Wiederfinden und wiederherstellen: über die Suche, als .eml-Datei mit Ihrem Master-Passwort.
Letzte Sicherung im Blick: Ihre Übersicht zeigt je Sicherungsauftrag Zeitpunkt und Ergebnis der letzten Sicherung.

Hinweis: Dies ist keine Rechtsberatung. Bei konkreten Fragen zur Aufbewahrungspflicht hilft Ihr Steuerberater oder Rechtsanwalt.

Ratgeber und häufige Fragen

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