Was verlangen die GoBD bei der E-Mail-Archivierung?
Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) verlangen für aufbewahrungspflichtige E-Mails vor allem vier Dinge: vollständig sichern, unverändert erhalten, geordnet ablegen und während der ganzen Frist lesbar und auswertbar halten. Elektronisch eingegangene Unterlagen müssen dabei in ihrer elektronischen Form aufbewahrt werden; ein Papierausdruck der E-Mail genügt nicht.
Die Anforderungen im Einzelnen
Vollständigkeit: Keine aufbewahrungspflichtige Nachricht darf fehlen, auch keine Anhänge.
Unveränderbarkeit: Eine archivierte E-Mail darf sich nicht unbemerkt ändern oder löschen lassen.
Ordnung: Nachrichten müssen sich in angemessener Zeit wiederfinden lassen, bei einer Betriebsprüfung auch durch den Prüfer.
Lesbarkeit: Die E-Mail muss während der gesamten Frist in angemessener Zeit lesbar gemacht werden können, auch wenn Sie inzwischen ein anderes Mailprogramm oder einen anderen Anbieter nutzen.
Zertifikate: Worauf Sie achten sollten
Ein amtliches „GoBD-Zertifikat“ für Software gibt es nicht. Ob eine Aufbewahrung ordnungsgemäß ist, hängt immer auch davon ab, wie ein Betrieb sie einsetzt. Dazu gehört eine Verfahrensdokumentation, die beschreibt, was wie gesichert wird. Ihr Steuerberater hilft bei der Frage, was davon in Ihrem Betrieb nötig ist.
Wie MailTresor das umsetzt
MailTresor sichert Ihre Postfächer automatisch und vollständig, verschlüsselt jede Nachricht mit AES-256-GCM und legt sie in einem Speicher Ihrer Wahl ab. Die Volltextsuche findet Nachrichten über den ganzen Bestand, einzelne E-Mails oder ganze Ordner lassen sich wiederherstellen. Schlägt eine Sicherung fehl, bekommen Sie sofort eine E-Mail.
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Dieser Ratgeber gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung im Einzelfall.