E-Mail-Archivierung oder E-Mail-Backup: Was ist der Unterschied?
Ein Backup ist eine Sicherungskopie für den Notfall: Es soll Daten nach einem Defekt, einem Angriff oder versehentlichem Löschen wiederherstellen. Eine Archivierung bewahrt E-Mails dagegen dauerhaft, unverändert und durchsuchbar auf, damit sie während der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist von sechs oder acht Jahren jederzeit vorgelegt werden können. Unternehmen brauchen deshalb vor allem ein Archiv, das zugleich als Backup dient.
Backup: wiederherstellen, was verloren ging
Ein Backup hält den Stand zu einem bestimmten Zeitpunkt fest. Ältere Sicherungsstände werden oft nach einiger Zeit überschrieben, weil es nur darum geht, den letzten guten Zustand zurückzuholen. Ob eine einzelne Nachricht von vor fünf Jahren darin noch steckt und wie man sie findet, ist bei einem reinen Backup Nebensache.
Archiv: aufbewahren, wiederfinden, nachweisen
Ein Archiv ist für die lange Frist gebaut. Es nimmt jede Nachricht auf, verändert sie nicht, macht sie durchsuchbar und hält sie so lange vor, wie das Gesetz es verlangt: in der Regel sechs Jahre, bei Buchungsbelegen acht Jahre (Fristen im Überblick). Was die GoBD dabei verlangen, steht im Ratgeber E-Mail-Archivierung nach GoBD.
Woran Sie eine passende Lösung erkennen
Sie sichert alle Ordner automatisch, auch Gesendet, samt Anhängen.
Die Aufbewahrungsdauer lässt sich auf die gesetzlichen Fristen einstellen.
Nachrichten lassen sich durchsuchen und unabhängig vom Mailprogramm wiederherstellen.
Die Daten sind verschlüsselt, und der Speicherort bleibt unter Ihrer Kontrolle.
So verbindet MailTresor beides
MailTresor sichert Ihre Postfächer automatisch und danach täglich nur die neuen Nachrichten. Die Sicherungen bleiben so lange erhalten, wie Sie es einstellen, verschlüsselt in einem Speicher Ihrer Wahl. Ab dem Tarif Pro durchsucht die Volltextsuche Inhalt und Anhänge; wiederherstellen lassen sich einzelne Nachrichten oder ganze Ordner, als .eml-Datei oder direkt in ein IMAP-Postfach.
Stand: 3. Oktober 2026
E-Mails in wenigen Minuten sicher archivieren
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Dieser Ratgeber gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung im Einzelfall.