Wie lange müssen geschäftliche E-Mails aufbewahrt werden?
Geschäftliche E-Mails müssen meist sechs Jahre aufbewahrt werden, weil sie als empfangene oder abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe gelten. Enthält eine E-Mail einen Buchungsbeleg, etwa eine Rechnung, gelten acht Jahre. So steht es in § 147 Abs. 3 AO und § 257 Abs. 4 HGB. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die E-Mail eingegangen oder verschickt worden ist.
Welche E-Mails betroffen sind
Aufbewahrungspflichtig ist nicht jede E-Mail, sondern alles, was ein Geschäft vorbereitet, abschließt, durchführt oder rückgängig macht: Anfragen, Angebote, Auftragsbestätigungen, Reklamationen, Verträge. Dazu kommen E-Mails, die für die Besteuerung von Bedeutung sind.
Newsletter, private Nachrichten oder reine Terminabsprachen fallen in der Regel nicht darunter. In der Praxis lässt sich das beim Eingang aber kaum sauber trennen. Deshalb sichern die meisten Betriebe das gesamte geschäftliche Postfach.
Die Fristen im Überblick
Sechs Jahre: empfangene Handels- und Geschäftsbriefe und Wiedergaben der abgesandten, also die normale geschäftliche Korrespondenz.
Acht Jahre: Buchungsbelege, zum Beispiel eine Rechnung, die als PDF an einer E-Mail hängt. Bis Ende 2024 waren es zehn Jahre; für Banken, Versicherungen und Wertpapierinstitute gelten weiter zehn Jahre.
Zehn Jahre: Bücher, Inventare, Jahresabschlüsse. Diese werden selten per E-Mail aufbewahrt, der Vollständigkeit halber genannt.
Warum das Postfach allein nicht reicht
Ein Postfach beim Mailanbieter ist kein Archiv. E-Mails lassen sich dort löschen oder verschieben, Postfächer laufen voll, und beim Wechsel des Anbieters oder eines Mitarbeiters gehen Bestände verloren. Aufbewahrt werden muss so, dass die Nachricht während der ganzen Frist vollständig, unverändert und in angemessener Zeit lesbar bleibt.
MailTresor sichert deshalb automatisch das ganze Postfach, verschlüsselt, in einen Speicher Ihrer Wahl, und findet jede Nachricht über die Volltextsuche wieder.
E-Mails in wenigen Minuten sicher archivieren
MailTresor sichert Ihre geschäftlichen E-Mails automatisch, Ende-zu-Ende verschlüsselt und mit Volltextsuche. 14 Tage kostenlos, ohne Kreditkarte, ohne automatische Verlängerung.
Weitere Ratgeber
Was verlangen die GoBD bei der E-Mail-Archivierung? Zero-Knowledge-Verschlüsselung: Warum der Anbieter Ihre E-Mails nicht lesen kann E-Mail-Sicherung für Steuerkanzleien und Berufsgeheimnisträger Häufige Fragen zu MailTresor
Dieser Ratgeber gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung im Einzelfall.